Mange arbeidsgivere gir sine ansatte mobiltelefon og abonnement. Her ser vi på hva man da bør være klar over av ansvar og rettigheter, både som arbeidsgiver og ansatt.
At arbeidsgiveren dekker både innkjøp og bruk av mobiltelefon kan for mange ansatte være et viktig gode. Det kan derfor bidra til å tiltrekke seg attraktive ansatte.
Ikke pålegge å bruke privat mobiltelefon
Samtidig er det slik at en arbeidsgiver ikke har lov til å kreve at ansatte benytter sin private telefon i jobbsammenheng. Siden svært mange jobber krever at man i alle fall i en viss grad er tilgjengelig på telefon, er det derfor for mange arbeidsgivere praktisk å dele ut telefon til ansatte.
Hvis den ansatte skal svare på telefon, enten fra andre ansatte eller kunder, må arbeidsgiveren sørge for telefon til den anvendelsen. Imidlertid kan arbeidsgiver i stedet tilby den ansatte en kompensasjon for å bruke sin private telefon i jobbsammenheng. Da er det opp til den ansatte å velge hva han eller hun synes er best.
Det er da viktig at den ansatte er klar over at man må skatte av privat bruk av en jobbtelefon.
Tips: Se også vår oversikt over mobilabonnement for bedrifter.
Hvilken type mobil passer i bedriften
Det finnes mange ulike mobiltelefoner på markedet. Før man går til innkjøp av telefoner til ansatte bør man derfor se nærmere på bruken av telefonen.
Hvis bruken er relativt lik hos alle de ansatte, kan det være greit å kjøpe like telefoner til alle. På den måten gjøres både innkjøp og vedlikehold enklere.
Da kan alle medarbeiderne benytte samme programvare, og IT-avdelingen kan forholde seg til samme type telefon ved oppgraderinger og annet vedlikehold. Det legger et grunnlag for sømløs kommunikasjon innad i bedriften, og det blir enkelt å bytte ut telefonene.
Likevel kan det være vanskelig å finne en telefontype som alle er fornøyd med. Siden det er så mange utgaver på markedet, kan de ansatte ha preferanser som er motstridende.
Hvis noen jobber på Mac eller andre Apple-produkter, vil de som regel mene at en iPhone er best, fordi den enklest snakker med deres øvrige maskinvare. Andre kan ha Android-telefoner som en favoritt.
Løsningen er da ofte enten:
- Bedriften velger en telefon som standard for alle.
- Bedriften setter et utgiftstak, og lar de ansatte velge telefon selv. Da må den enkelte betale det overskytende dersom vedkommende velger en dyrere telefon.
Mobiltelefon og sikkerhet på jobb
Mange sikkerhetseksperter anbefaler at man oppgraderer telefonparken til en bedrift jevnlig. Det er fordi det hele tiden kommer nye telefoner med større sikkerhet. Samtidig er det slik at ekstra sikkerhetsfunksjoner også kan komme med oppgraderinger i telefonen. Derfor er det uansett viktig å følge opp de oppgraderingene som anbefales for jobbtelefonen.
Nasjonal sikkerhetsmyndighet i Norge har anbefalt at bedrifter gjennomfører oppdateringer av mobiltelefoner jevnlig, og at det gjøres sentralt fra bedriften.
De har samtidig gitt råd om at man ikke benytter mobiltelefonen på åpne wifi-nettverk, for eksempel i shoppingområder, kafeer og flyplasser.
Nasjonal sikkerhetsmyndighet mener at ansatte som får tildelt en mobiltelefon samtidig bør få beskjed om å følge gode sikkerhetsrutiner og generelt nettvett. Du kan lese flere sikkerhetsråd på nettsidene deres.
Personvern ved jobbtelefon
Det er viktig å ta personvern på alvor, både for bedriften og den ansatte. Når det gis ut jobbtelefoner, bør derfor bedriften samtidig gi tydelig beskjed til den ansatte om hvilke regler som må følges. Det bør da inkludere:
- Klar beskjed om hvilke typer apper som kan lastes ned, og hvilke som det er forventet at den ansatte ikke laster ned.
- Hvilke typer nettsider bedriften ikke gir tillatelse til at den ansatte besøker med jobbtelefonen.
- Hvilke lenker den ansatte må passe på å ikke trykke på.
- Hvilke sikkerhetskrav som stilles, for eksempel angående FaceID, innloggingskoder og dobbel innlogging.
- Dersom det er slik at bedriften har mulighet til å fjernstyre og gjenfinne telefonen, bør den ansatte opplyses om dette. Det kan være viktig ved uheldige situasjoner som at telefonen blir mistet eller stjålet.
Sikkerhetsmessige forhold er det dessuten en fordel om bedriften informerer om jevnlig. Det gjelder både fordi det kan skje endringer og oppdateringer, men også fordi ansatte kan trenge påminnelser av og til. Du kan lese mer om personvern ved jobbtelefoner på nettsidene til Ice.
Abonnement som gir oversikt
Den som er ansvarlig for mobiltelefonene i en bedrift vil trenge oversikt over bruken av dem. Det kan derfor være lurt å sjekke tilgjengeligheten av informasjon, i tillegg til pris, før man velger en mobilleverandør.
Mange leverandører tilbyr apper eller nettbasert oversikt hvor man lett har tilgang til abonnementene og databruken til hver enkelt. I tillegg kan den enkelte bruker også holde oversikt over sin bruk.
På den måten blir det også lett å følge med på hvor mye man bruker telefonen i jobbsammenheng og privat.
Tips: Se også vår artikkel om hvordan bytte mobilabonnement her.
Jobbtelefon når man slutter i jobben
Når man har fått mobiltelefon av arbeidsgiver, må man i utgangspunktet levere den tilbake hvis man slutter i jobben.
I mange tilfeller får man likevel beholde telefonen videre. Det kan avhenge litt av hvor lenge man har hatt telefonen, og hvor stor verdi den representerer. Mange firmaer vurderer en restverdi på telefonen, og tilbyr den ansatte å kjøpe ut telefonen.
Rent praktisk gjøres det enkelt overfor telefonselskapet. Da må begge parter fylle ut et eierskifteskjema, og dermed kan telefonen og abonnementet overføres til den ansatte som privatperson.
Det er også mulig å kun flytte over mobilabonnementet, med telefonnummeret, men ikke ta over mobiltelefonen. Det bør på forhånd være klart hvorvidt den ansatte har anledning til å ta med seg telefonnummeret hvis vedkommende slutter. Det er relativt vanlig å kunne gjøre det, siden telefonnummer i dag gjerne ansees som personlige.
Ofte kjøpes mobiltelefoner inn gjennom en pakke som også inkluderer abonnement for en viss tid. Som regel er det ett år. Derfor vil mulig overtakelse av en jobbtelefon også bli påvirket av hvorvidt bedriften fortsatt er bundet til en slik abonnementsavtale. Hvis bedriften fortsatt betaler på en abonnementsavtale, kan de likevel la den ansatte kjøpe ut telefonen. Da vil det imidlertid måtte dekke både eventuell verdi av telefonen, samt det gjenstående beløpet i abonnementet.
Hvis den ansatte ved innkjøp betalte av egne penger for å få en dyrere telefon enn det bedriften hadde som standard, må også det tas med i regnestykket ved en avslutning.
Mobiltelefon og skatt
Hvis en jobbtelefon brukes av en ansatt i privat sammenheng, ansees det som en skattemessig fordel. Derfor skal det betales skatt av det. Dette er det arbeidsgiverens plikt å informere skattemyndighetene om.
Beskatning av privat telefonbruk følger den såkalte «sjablonregelen». Det vil si at man må betale skatt i henhold til en bestemt sats regulert av skattemyndighetene.
For privatpersoner skal det legges til maksimalt 4 392 kroner i skattbar inntekt for fordel av bruk av telefon og bredbånd. Dette er summen som gjelder for 2024, og som kan bli justert. Det vil si at hvis en arbeidsgiver betaler for mobilbruk og bredbånd for en ansatt tilsvarende for eksempel 12 000 kroner, så skal den skattbare inntekten til den ansatte likevel kun økes med 4 392 kroner. Dette kan du også lese mer om på Skatteetatens nettsider.
Hva er privat bruk av jobbens mobiltelefon
Skatteetaten har forklart hva de anser som skattbar bruk av en jobbtelefon. Dersom en ansatt tar med seg telefonen hjem etter arbeidstid, ansees det automatisk at den benyttes privat.
Det ansees også som skattepliktig dersom den ansatte ikke tar med telefonen hjem etter endt arbeidstid til vanlig, men bruker den privat enten:
- I mer enn 14 dager gjennom et tidsrom på 30 dager, eller
- I mer enn til sammen 30 dager gjennom et helt år.
Hvis en ansatt aldri tar med telefonen hjem etter arbeidstid, vil telefonen ikke bli ansett som en skattepliktig fordel.
Oppsummert
Mange ansatte får mobiltelefon fra sin arbeidsgiver. Dette anses av mange som et viktig gode, og kan være en praktisk løsning for arbeidsgiveren. Det er imidlertid viktig å tenke over noen forhold på forhånd:
- Hvilken type mobiltelefon skal bedriften gi de ansatte.
- Hvilke regler gjelder for sikkerhet og personvern.
- Hvilke regler gjelder for beskatning av fordelen ved jobbtelefon.
- Hva skjer når den ansatte slutter i bedriften.
